В большинстве крупных компаний активно используются и совершенствуются внутренние системы электронного документооборота. В то же время сохраняется значительный объем документов, обрабатываемых в бумажном виде, поскольку требуется обеспечить их юридическую значимость. Это влечет за собой значительные временные и финансовые расходы на печать, подписание, доставку и архивное хранение бумажных документов.

Сократить издержки от бумажного документооборота позволяет создание системы защищенного электронного юридически значимого документооборота (СЗЭДО). А применение электронной подписи (ЭП) обеспечивает не только юридическую значимость, но и контроль неизменности документов и гарантированность их доставки.

Применение в СЗЭДО механизма электронной подписи и криптосредств позволяет обеспечить:

  • юридическую значимость электронных документов (равнозначность электронной и собственноручной подписи);
  • предотвращение утечек информации (конфиденциальность и контроль доступа);
  • защиту электронных документов (сообщений) от возможной подделки или искажения (целостность);
  • удостоверение факта подписания электронного документа конкретным лицом (неотрекаемость).

Преимущества внедрения СЗЭДО:

  • уменьшение объема обрабатываемых бумажных документов и снижение затрат на их архивное хранение;
  • сокращение временных и финансовых затрат на печать, сканирование и пересылку документов;
  • гарантированная доставка документов;
  • дополнительные конкурентные преимущества за счет внедрения пакета новых услуг;
  • повышение общей эффективности бизнеса за счет быстрой и удобной обработки документов.

Риски аутсорсинга

Сейчас ряд специализированных компаний-операторов документооборота предлагают услуги по подключению к готовым СЗЭДО. При таком подходе крупные заказчики сталкиваются с различными рисками:

  • ­утечка или хищение базы данных клиентов и контрагентов, а также архива переданных электронных документов – как по техническим каналам (недостаточный уровень обеспечения информационной безопасности), так и через недобросовестных сотрудников;
  • ­недоступность СЗЭДО и архива с электронными документами и информацией о документообороте из-за сбоев на стороне оператора;
  • ­пересмотр оператором ценовой политики;
  • ­прекращение работы СЗЭДО после исключения оператора из перечня доверенных операторов электронного документооборота;
  • утеря архива с электронными документами и информацией о документообороте (обязательный срок хранения – не менее 4 лет) при переходе от одного оператора к другому или в связи с ликвидацией юридического лица оператора.

Достоинства собственной СЗЭДО

Создание собственной (корпоративной) системы защищенного электронного документооборота позволяет сократить вышеуказанные риски или вовсе избежать их, а также получить дополнительные конкурентные преимущества за счет внедрения пакета новых услуг, использования передовых технологий и оптимизации бизнес-процессов.

Собственная СЗЭДО обеспечивает выполнение как минимум следующих функций:

  • ручной ввод документов;
  • импорт счетов-фактур и других документов, сформированных в стандартном формате;
  • выходной контроль счетов-фактур и других документов перед отправкой;
  • отправка произвольного документа с ЭП;
  • прием произвольного документа с ЭП;
  • защита информации, содержащейся в документах, при передаче с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ);
  • автоматизированное выполнение функций специального регламента электронного документооборота, гарантирующего корректное разрешение спорных ситуаций, связанных с доставкой документов по каналам связи.

Типовая схема взаимодействия с СЗЭДО

img4

Создание СЗЭДО можно разделить на следующие этапы:

  1. Аудит бизнес-процессов обработки документов. На данной стадии выполняется сбор и анализ исходных данных. По результатам составляется отчет, который описывает текущее положение дел в компании, в т.ч. «узкие места», которые тормозят обработку документов, и содержит рекомендации по оптимизации бизнес-процессов обработки документов.
  2. Разработка технического задания и технического проекта. На базе подготовленного отчета и анализа потребностей заказчика формируются требования к будущей СЗЭДО. На этапе технического проектирования разрабатываются архитектура и состав компонентов СЗЭДО, утверждаются сроки и бюджет проекта.
  3. Поставка необходимого программного обеспечения и оборудования, ввод СЗЭДО в действие. Включает проведение предварительных испытаний, опытную эксплуатацию и приемочные испытания.
  4. Интеграция СЗЭДО с существующими системами электронного документооборота и модернизация системы информационной безопасности компании (при необходимости).
  5. Присоединение СЗЭДО к сети доверенных операторов электронного документооборота ФНС России.
  6. Эксплуатация и сопровождение СЗЭДО.

Вендоры: ООО «Электронный Экспресс» (ГАРАНТ Электронный экспресс); КриптоПро; Аладдин и пр.